بسیاری از موسسات کوچک از سیستم حسابداری یک طرفه سنتی استفاده می کنند این گونه موسسات برای تهیه صورت های مالی یا اظهارنامه ی مالیاتی از حسابداران کمک می گیرند و حسابداران با بررسی اسناد موجود و پرس و جو اطلاعات لازم را کسب و بر مبنای سیستم حسابداری دو طرفه یعنی معادله اساسی حسابداری صورتهای مالی را تنظیم می کنند.
در زیر معادله اساسی حسابداری را مشاهده می کنید:دارایی = بدهی + حقوق صاحب(صاحبان) سهام
تهیه و تنظیم ترازنامه از روی مدارک ناقص:
در موسساتی که از سیستم حسابداری یک طرفه سنتی استفاده می شود برخی اطلاعات اساسی مانند دریافت های نقدی،چک های صادر شده ،مبالغی که باید به بستانکاران پرداخت شود یا مبالغی که باید از بدهکاران دریافت شود در مکان های مختلف ثبت می شود.
برای مثال مبلغ نقدینگی را می توان از شمارش موجودی صندوق و صورت حساب بانک (پرینت حساب) تعیین کرد.
مبلغ حسابهای دریافتنی از تلخیص صورت حسابهای دریافت نشده ی فروش(سیاهه)مشخص می گردد.یا مبلغ چک های صادر شده می تواند از دسته چک مشخص شود.
موجودی های جنسی می تواند از طریق شمارش تعیین و بر اساس سیاهه های خرید (صورت حسابهای خرید) قیمت گذاری شود.
بهای تمام شده دارایی های غیر جاری نیز می تواند به همین نحود تعیین گردد.
مبلغ بستانکاران می تواند از تلخیص سیاهه های پرداخت نشده ی خرید و صورت حسابهای ماهانه ی فروشندگان مشخص شود.
با استفاده از مدارک مزبور و سایر منابع اطلاعاتی ترازنامه ی این گونه موسسات در هر تاریخی می تواند معین شود.
بدین ترتیب که پس از تعیین بدهی ها و دارایی ها، مبلغ حقوق صاحب(صاحبان) سرمایه از طریق معادله اساسی حسابداری که در بالا ذکر شد به دست می آید.
مثال:اطلاعات زیر در پایان سال 13X9 از بررسی اسناد و مدارک موسسه امین بدست آمده است:دارایی ها:
مبلغ نقدینگی در صندوق موسسه 400,000 ریال و در حساب بانک موسسه 4,000,000 ریال است.
بدهکاران موسسه 40 نفر شخص حقیقی هستند که مجموع بدهی آنها 300,000,000 ریال است.
موجودی کالا:10,000,000 ریال ، وسیله نقلیه:50,000,000 ، ساختمان:60,000,000 ریالبدهی ها:
حسابهای پرداختنی:40,000,000 ، اسناد پرداختنی:20,000,000
اطلاعات اضافی زیر از بررسی اسناد موسسه به دست آمده است:
الف:مبلغ 5,000,000 ریال بابت استهلاک وسیله نقلیه موسسه منظور شود.
ب:جهت بدهکاران موسسه 2,000,000 ریال ذخیره در نظر گرفته شود.
ج:حقوق یکی از کارکنان به مبلغ 200,000 ریال پرداخت نشده است.
د:اجاره 2 ماه آخر سال به مبلغ 100,000 ریال دریافت نشده است.
مطلوبست: 1.محاسبه سرمایه قبل از اصلاحات 2.محاسبه تغییرات سرمایه 3.تهیه ترازنامه موسسه پس از اصلاحات.
حل:
جمع دارایی ها:
424,400,000=400,000+4,000,000+300,000,000+10,000,000+50,000,000+60,000,000جمع بدهی ها:
60,000,000=40,000,000+20,000,000
سرمایه قبل از اصلاحات(دارایی – بدهی):
364,400,000=424,400,000-60,000,000
تا اینجا میزان سرمایه قبل از اعمال اصلاحات به دست آمد.اکنون قبل از اینکه صورت تغییرات سرمایه را تنظیم کنیم می بایست ثبت های اصلاحی(بندهای الف،ب،ج و د ) را بزنیم.
الف:
شرح بدهکار بستانکار
هزینه استهلاک وسیله نقلیه 5,000,000
استهلاک انباشته وسیله نقلیه
5,000,000
توضیح شماره یک: هزینه استهلاک وسیله نقلیه نوعی هزینه است و هزینه ها باعث کاهش حقوق صاحبان سهام می شوند.بنابراین در صورت تغییرات سرمایه این هزینه از سرمایه باید کسر گردد. ب:
شرح بدهکار بستانکار
هزینه مطالبات مشکوک الوصول 2,000,000
ذخیره مطالبات مشکوک الوصول
2,000,000
طبق توضیح شماره یک باید عمل شود.
ج:
شرح بدهکار بستانکار
هزینه حقوق 200,000
حقوق پرداختنی
200,000
طبق توضیح شماره یک باید عمل شود.
د:
شرح بدهکار بستانکار
اجاره دریافتنی 100,000
درآمد اجاره
100,000
درآمد اجاره از اقلام افزاینده ی حقوق صاحبان سهام می باشد ،بنابراین در صورت تغییرات سرمایه ،درآمد ها باید به سرمایه اضافه گردند.
بنابراین میزان سرمایه پس از اصلاحات 357,300,000 است.
جمع ترازنامه همانگونه که در بالا مشاهده می کنید 417,500,000 است.